「英語で議事録を書くよう言われたけど、どんなフォーマットで書けばいいの？」グローバルプロジェクトに入ったエンジニアが最初に戸惑うのが、英語議事録の形式だ。
この記事では、ITプロジェクトで実際に使える議事録の日英テンプレートをそのまま提供する。6つの必須セクションの解説と、決定事項・アクションアイテムを書くための英語表現もセットで紹介する。
この記事を読めば、英語議事録の構成と書き方が身につき、コピーして即日使えるテンプレートが手に入る。
結論から言う。英語議事録に必要なのは6つのセクションだ。ヘッダー・参加者・アジェンダ・議事内容・決定事項・アクションアイテム。この型を覚えれば、どんな会議の議事録も書ける。
英語議事録が日本語と異なる3つのポイント
英語スタイルの議事録は、日本語の議事録とは書き方の重点が異なる。違いを知らないまま書くと、「誰が何をいつまでにやるか」が曖昧になり、プロジェクトが止まる原因になる。
① アクションアイテムが最重要
日本語の議事録は「話した内容の記録」が中心になりやすい。英語スタイルでは「誰が・何を・いつまでに」のアクションアイテムが最も重視される。
② 決定事項を明確に書く
「〜することになりました」という曖昧な表現を避け、決定・合意を明確な形で記録する。曖昧さが後のトラブルを生むため、英語では特に厳密に書く習慣がある。
③ 読んでいない人にも伝わる書き方
会議に出ていない人が読んでも状況がわかるように書く。背景・議論・決定・次のステップを完結した形で記録する。これがグローバルチームでの共通認識を作る基本だ。
議事録の6つの必須セクション（日英対訳）
英語議事録を構成する6つのセクションを、日英対訳で解説する。
① ヘッダー情報（Header）
議事録の冒頭に書く基本情報だ。プロジェクト名・会議名・日時・形式・場所を記録する。
| 日本語 | English |
| プロジェクト名 | Project |
| 会議名 | Meeting |
| 日時 | Date & Time |
| 形式 | Format（Online / In-person） |
| 場所 | Location |
② 参加者（Attendees）
氏名と役割を表形式で記録する。欠席者も記録しておくと、後で「なぜその人が関与していないか」が明確になる。英語では欠席者を Absent または Regrets と表記する。
③ アジェンダ（Agenda）
会議で扱う議題を番号付きリストで記録する。アジェンダが先に示されていると、読み手が議事内容のセクションを読むときに流れを追いやすい。
④ 議事内容（Discussion）
各アジェンダ項目に対して、報告内容・発言・確認事項を記録する。発言の一言一句を書く必要はない。「誰が・何を報告/提案/懸念したか」を3行程度でまとめるのが英語スタイルだ。
⑤ 決定事項（Decisions Made）
会議で決まったことを箇条書きまたは表形式でまとめる。英語では It was decided that… や The team agreed to… のように、受動態・能動態を使って明確に書く。
⑥ アクションアイテム（Action Items）
タスク・担当者・期限の3点セットで表形式に記録する。英語議事録で最も重要なセクションで、会議後のフォローアップはこの表をベースに行う。担当者が明確でないタスクは必ず誰かにアサインしてから終わらせる。
日本語版テンプレート（コピペOK）
以下をコピーして、プロジェクトの議事録としてそのまま使える。
# 議事録
**プロジェクト名：** 〇〇プロジェクト
**会議名：** 〇〇会議（週次定例 / キックオフ / 課題対応 など）
**日時：** 2026年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
**形式：** オンライン（Zoom）/ 対面
**場所：** 〇〇会議室
## 参加者
| 氏名 | 所属・役割 |
|------|-----------|
| 〇〇 | プロジェクトマネージャー |
| 〇〇 | 開発リーダー |
| 〇〇 | QA担当 |
**欠席者：** 〇〇（理由：〇〇）
## アジェンダ
1. 〇〇の進捗確認
2. 課題・リスク共有
3. 次回スプリント計画
4. その他
## 議事内容
### 1. 〇〇の進捗確認
- 〇〇：〜と報告（残タスク〇件、完了見込み〇月〇日）
- 〇〇：〜について懸念を表明
- 確認：〜
### 2. 課題・リスク共有
- 課題①：〇〇（担当：〇〇、期限：〇月〇日）
- リスク①：〇〇（影響度：高 / 対応策：〇〇）
## 決定事項
| No. | 内容 | 決定者 |
|-----|------|--------|
| 1 | 〜 | 〇〇 |
| 2 | 〜 | チーム |
## アクションアイテム
| No. | タスク | 担当者 | 期限 |
|-----|--------|--------|------|
| 1 | 〜 | 〇〇 | 〇月〇日 |
| 2 | 〜 | 〇〇 | 〇月〇日 |
## 次回会議
- **日時：** 〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
- **形式：** オンライン（Zoom）/ 対面
---
作成者：〇〇 ｜ 作成日：〇月〇日英語版テンプレート（コピペOK）
英語議事録はそのままグローバルチームに共有できる。
# Meeting Minutes
**Project:** [Project Name]
**Meeting:** [Meeting Name/Type]
**Date & Time:** [Date], [Start Time]–[End Time] ([Timezone])
**Format:** Online (Zoom) / In-person
**Location:** [Room Name]
## Attendees
| Name | Role |
|--------|-----------------|
| [Name] | Project Manager |
| [Name] | Tech Lead |
| [Name] | QA Engineer |
**Absent:** [Name] (Reason: [reason])
## Agenda
1. Progress update on [topic]
2. Issue and risk review
3. Sprint planning
4. AOB (Any Other Business)
## Discussion
### 1. Progress update on [topic]
- [Name] reported [summary] (X tasks remaining, expected completion: 2026/05/09)
- [Name] raised a concern about [issue]
- Confirmed: [outcome]
### 2. Issue and risk review
- Issue #1: [description] (Owner: [Name], Due: [Date])
- Risk #1: [description] (Impact: High / Mitigation: [action])
## Decisions Made
| No. | Decision | Owner |
|-----|------------|--------|
| 1 | [Decision] | [Name] |
| 2 | [Decision] | Team |
## Action Items
| No. | Task | Owner | Due Date |
|-----|--------|--------|----------|
| 1 | [Task] | [Name] | [Date] |
| 2 | [Task] | [Name] | [Date] |
## Next Meeting
- **Date & Time:** [Date], [Time]–[Time] ([Timezone])
- **Format:** Online (Zoom) / In-person
---
Prepared by: [Name] | Date: [Date]議事録で使える英語表現15選
実際に議事内容を書くときに使う表現を場面別にまとめた。
議事内容を記録するとき
① [Name] reported that ～（〇〇が〜と報告した）
② [Name] raised a concern about ～（〇〇が〜について懸念を示した）
③ [Name] proposed that ～（〇〇が〜を提案した）
④ The team discussed ～（チームは〜について議論した）
⑤ It was noted that ～（〜であることが確認された）
決定事項を記録するとき
⑥ It was decided that ～（〜と決定した）
⑦ The team agreed to ～（チームは〜することに合意した）
⑧ It was confirmed that ～（〜が確認された）
⑨ No objections were raised.（異議なし）
⑩ The decision was deferred to 2026/05/09.（決定は〇月〇日に持ち越した）
アクションアイテムを記録するとき
⑪ Action: [Name] to [task] by 2026/05/09（アクション：〇〇が〜を〇月〇日までに実施）
⑫ [Name] will follow up on ～（〇〇が〜をフォローアップする）
⑬ Pending: [task] — waiting for [input]（保留：〜、〜待ち）
⑭ To be confirmed by 2026/05/09（〇月〇日までに確認）
⑮ Next steps: [list]（次のステップ：〜）
英語ミーティング全般で使えるフレーズは、【保存版】英語ミーティングで使えるフレーズ30選｜進行・質問・確認まで完全網羅も参考にしてほしい。
議事録を書くときの3つのコツ
テンプレートを使うだけでなく、以下の3点を意識すると議事録の質がさらに上がる。
① 会議直後に書く
記憶が鮮明なうちに書き上げる。24時間以内に共有するのが理想だ。遅れるほど細かい文脈が抜け落ちる。
② アクションアイテムは必ず担当者と期限をセットで書く
「〇〇を確認する」だけでは誰も動かない。「[Name] to confirm [X] by 2026/05/09」の形を守ると、フォローアップがしやすくなる。
③ 決定事項と未決事項を分けて書く
「決まったこと」と「次回持ち越し」を混在させると読み手が混乱する。Decisions Made と Open Items（または Pending Items）を分けて書くと明確になる。
週次の進捗共有メールの書き方は、【例文あり】エンジニアの英語プロジェクト進捗報告術｜ステータスアップデートフレーズ30選も合わせて参考にしてほしい。
まとめ：6つのセクションを型として使えば英語議事録は書ける
英語議事録の構成と書き方をまとめる。
- 6つの必須セクション：ヘッダー・参加者・アジェンダ・議事内容・決定事項・アクションアイテム
- 英語スタイルの3つの特徴：アクションアイテム重視・決定事項の明確化・読んでいない人にも伝わる書き方
- 15の英語表現：報告・決定・アクションアイテムの場面ごとに使い分ける
- 3つのコツ：直後に書く・担当者と期限のセット・決定と未決の分離
テンプレートは上記をコピーしてすぐ使える。プロジェクトに合わせてセクションを追加・削除してカスタマイズしてほしい。
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