【テンプレあり】英語プロジェクト予算計画書の書き方｜ITプロジェクトで使える日英フォーマット付き

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技術英語の実践術
2026.06.28

英語でプロジェクト予算計画書を作るよう言われたとき、何をどの粒度で書けばよいか迷った経験はないだろうか。

プロジェクト予算計画書（Project Budget Plan）はプロジェクト全体のコストを「何に・いくら・いつ使うか」で計画した文書だ。予算サマリー・コストカテゴリ・月次配分・コスト管理の4つを押さえれば、英語でも問題なく整備できる。

この記事では、英語プロジェクト予算計画書に必要な4つの構成要素と、そのまま使える日英テンプレートを紹介する。コピペして使えばすぐに次のプロジェクト立ち上げで活用できる。

予算計画書に必要な4つの構成要素

予算計画書はプロジェクトのコストを承認するための文書であり、コスト超過を早期に検知するための管理ツールでもある。計画時に「何に使うか」を分解しておくことで、実績との差異を素早く把握できる。以下の4つが実務で使いやすい構成要素になる。

  1. 予算サマリー（Budget Summary）
  2. コストカテゴリ内訳（Cost Breakdown by Category）
  3. 月次予算配分（Monthly Budget Allocation）
  4. コスト管理・報告（Cost Control & Reporting）

予算計画書とWBSの関係

WBS（作業分解構造図）はプロジェクトの作業を分解した文書だ。予算計画書はWBSで定義した作業に対してコストを割り当てる。WBSが「何をするか」を定義するなら、予算計画書は「そのためにいくら使うか」を定義する。

プロジェクト全体の作業分解は英語WBSの書き方でも確認してほしい。

なぜ英語で書くのか

グローバルプロジェクトでは、予算の承認者や財務担当者が海外にいることが多い。英語で予算計画書を整備することで、予算承認のやり取りがスムーズになり、コスト超過時の報告・交渉も明確に行える。

テンプレートをダウンロード（Word）

以下のWordファイルをダウンロードして、プロジェクトに合わせてカスタマイズして使ってほしい。表の列・行はそのまま追加・削除できる。

📥 日本語テンプレートをダウンロード（Word）
📥 Download English Template (Word)

日本語版テンプレート（コピペOK）

基本情報

項目内容
プロジェクト名（例：〇〇システム移行プロジェクト）
プロジェクト期間（例：2026年1月〜12月）
予算計画書作成日（例：2025年12月1日）
作成者（例：田中（PMO））
承認者（例：鈴木（部長））
最終更新日（例：2026年6月1日）

予算サマリー

項目金額（円）備考
総予算（承認額）50,000,000取締役会承認済み
人件費30,000,000全体の60%
外部委託費10,000,000全体の20%
インフラ・ツール費5,000,000全体の10%
その他・予備費5,000,000全体の10%（コンティンジェンシー）
使用済み予算（現時点）22,000,000計画比：88%（計画：25,000,000）
残予算28,000,000—

コストカテゴリ内訳（人件費）

役割人数月単価（円）参画月数小計（円）
PMO1名1,200,00012ヶ月14,400,000
技術リード1名1,100,00010ヶ月11,000,000
バックエンドエンジニア2名900,0008ヶ月14,400,000
フロントエンドエンジニア1名850,0006ヶ月5,100,000
QAエンジニア1名750,0004ヶ月3,000,000
インフラエンジニア1名950,0004ヶ月3,800,000
合計———51,700,000

コストカテゴリ内訳（外部委託・インフラ）

カテゴリ項目金額（円）支払い頻度
外部委託UI/UXデザイン会社3,000,000一括（Q1）
外部委託セキュリティ診断2,000,000一括（Q3）
外部委託データ移行コンサルティング5,000,000月次（6ヶ月）
インフラAWSクラウドインフラ2,400,000月次（200,000/月）
インフラSaaSツール（Jira / Confluence / GitHub）1,200,000年次
インフラ開発用ライセンス1,400,000年次

月次予算配分

月計画予算（円）実績（円）差異（円）差異率
1月3,000,0002,800,000+200,000+6.7%
2月3,500,0003,600,000-100,000-2.9%
3月4,000,0004,200,000-200,000-5.0%
4月4,500,000———
5月5,000,000———
6月5,000,000———
7〜12月（以降月次で記録）———

コスト管理・報告

項目内容
予算報告の頻度月次（毎月第1営業日にPMOが集計）
報告先PMO → PM → 部長
コスト超過アラート基準月次計画比+10%以上でPMへ即時報告
予算変更の承認フローPM申請 → 部長承認 → 経理部通知
コスト管理ツールExcelコスト管理表（Confluenceに格納）

英語版テンプレート（コピペOK）

Basic Information

ItemDetails
Project Name(e.g., [System] Migration Project)
Project Period(e.g., January – December 2026)
Document Date(e.g., December 1, 2025)
Prepared By(e.g., Tanaka, PMO)
Approved By(e.g., Suzuki, Department Head)
Last Updated(e.g., June 1, 2026)

Budget Summary

ItemAmount (JPY)Notes
Total Budget (Approved)50,000,000Board-approved
Labor30,000,00060% of total
External Vendors10,000,00020% of total
Infrastructure & Tools5,000,00010% of total
Contingency / Other5,000,00010% of total
Budget Spent (to date)22,000,000vs. Plan: 88% (Plan: 25,000,000)
Remaining Budget28,000,000—

Cost Breakdown — Labor

RoleHeadcountMonthly Rate (JPY)MonthsSubtotal (JPY)
PMO11,200,0001214,400,000
Tech Lead11,100,0001011,000,000
Backend Engineer2900,000814,400,000
Frontend Engineer1850,00065,100,000
QA Engineer1750,00043,000,000
Infrastructure Engineer1950,00043,800,000
Total———51,700,000

Cost Breakdown — Vendors & Infrastructure

CategoryItemAmount (JPY)Frequency
VendorUI/UX Design Agency3,000,000One-time (Q1)
VendorSecurity Assessment2,000,000One-time (Q3)
VendorData Migration Consulting5,000,000Monthly (6 months)
InfrastructureAWS Cloud2,400,000Monthly (200,000/mo)
InfrastructureSaaS Tools (Jira / Confluence / GitHub)1,200,000Annual
InfrastructureDevelopment Licenses1,400,000Annual

Monthly Budget Allocation

MonthPlanned (JPY)Actual (JPY)Variance (JPY)Variance %
January3,000,0002,800,000+200,000+6.7%
February3,500,0003,600,000-100,000-2.9%
March4,000,0004,200,000-200,000-5.0%
April4,500,000———
May5,000,000———
June5,000,000———
July–December(Record monthly)———

Cost Control & Reporting

ItemDetails
Reporting FrequencyMonthly (PMO compiles on the first business day of each month)
Reporting ChainPMO → PM → Department Head
Cost Overrun AlertReport to PM immediately if monthly actuals exceed plan by +10% or more
Budget Change ApprovalPM submits request → Department Head approves → Finance notified
Cost Tracking ToolExcel cost tracker (stored in Confluence)

各セクションの書き方と例文

テンプレートを埋めるときに悩みやすいポイントを解説する。

コストカテゴリの分け方

予算のカテゴリは「人件費・外部委託費・インフラ費・その他」の4つに分けるのが実務で使いやすい。細かく分けすぎると管理が煩雑になり、大きく分けすぎると超過の原因が特定できない。「月次で差異を追いかけられる粒度」が最適だ。

日本語英語
人件費Labor cost
外部委託費External vendor cost
インフラ費Infrastructure cost
予備費Contingency reserve
コスト超過Cost overrun

予備費（コンティンジェンシー）の設定

予備費は「リスクに備えた予算の余白」だ。総予算の5〜15%を予備費として確保するのが一般的だ。予備費を使う条件（誰が・何の判断で使えるか）も事前に定めておくと、プロジェクト中盤での予算交渉をスムーズに進められる。

プロジェクト全体の計画立案は英語プロジェクト憲章の書き方でも確認してほしい。

予算計画書でよく使う英語表現

実務でよく使う英語表現を場面別にまとめた。

予算報告フレーズ

日本語英語
予算の消化率は〇%ですWe have used [X]% of the total budget.
今月は計画比〇%のコスト超過ですThis month, we are [X]% over the planned budget.
予備費を使用する必要がありますWe need to draw from the contingency reserve.
来月の予算見直しを提案しますWe propose revising next month’s budget allocation.
コスト超過の主な原因は〇〇ですThe primary driver of the cost overrun is [X].

予算承認・変更フレーズ

日本語英語
追加予算の承認をお願いしますWe request approval for additional budget of [amount].
予算変更依頼書を提出しますWe are submitting a budget change request.
〇〇の予算を〇〇に振り替えますWe are reallocating [amount] from [X] to [Y].
この費用は〇〇フェーズで使用しますThis cost will be incurred during the [X] phase.
予算承認をいただけますかCould you please approve this budget?

予算計画書で予算を確定させたら英語コスト管理計画書の書き方で管理プロセスを整備してほしい。EVM・超過閾値・コンティンジェンシーリザーブの活用ルールを定めることで、予算超過を早期に発見し適切に対処できる体制が整う。

まとめ：英語プロジェクト予算計画書は4つのセクションで完成する

英語プロジェクト予算計画書に必要な構成要素を整理した。

  • 予算サマリーは「総予算・カテゴリ別内訳・使用済み・残予算」の4項目で1ページに収め、ステークホルダーが一目で現状を把握できる形にする
  • コストカテゴリは「人件費・外部委託・インフラ・予備費」の4つに分け、月次で差異を追いかけられる粒度で設計する
  • 月次予算配分は計画と実績を並列で管理し、差異率が+10%を超えたら即座に報告できる仕組みを作る
  • コスト管理ルールは「誰が・何を・いつ・誰に報告するか」を明記し、コスト超過の発見から承認までのフローを事前に決めておく

テンプレートをコピーして、まず「予算サマリー」から埋め始めてほしい。全体の数字を先に定めることで、カテゴリ別の配分とコスト管理ルールが自然と決まる。

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