英語で会議議事録を書くよう言われたとき、何をどの粒度で記録すればよいか、決定事項とアクションアイテムをどう整理するか迷った経験はないだろうか。
会議議事録（Meeting Minutes）は「会議で決まったこと・議論したこと・次のアクション」を記録し、参加者全員が同じ理解を持てるようにするための文書だ。会議情報・出席者・議題と議論・決定事項・アクションアイテムの5つを押さえれば、英語でも問題なく作成できる。
この記事では、英語会議議事録に必要な5つの構成要素と、そのまま使える日英テンプレートを紹介する。コピペして使えばすぐに次の会議で活用できる。
会議議事録に必要な5つの構成要素
会議議事録は「誰が・何を・いつ決めたか」を記録し、会議後の認識のズレを防ぐための文書だ。議事録がないと「あの会議で〇〇を決めましたよね」という水掛け論が発生する。記録することで会議の成果が次のアクションにつながる。以下の5つが実務で使いやすい構成要素になる。
- 会議情報（Meeting Information）
- 出席者（Attendees）
- 議題と議論の要点（Agenda and Discussion Summary）
- 決定事項（Decisions Made）
- アクションアイテム（Action Items）
議事録とアジェンダの違い
アジェンダは「会議前に配布する議題リスト」で、何を話し合うかを事前に共有するための文書だ。議事録は「会議後に作成する記録」で、何が決まり・誰が何をするかを記録する。アジェンダで会議を設計し、議事録でその結果を記録する関係にある。
なぜ英語で書くのか
グローバルプロジェクトでは、会議参加者が異なるタイムゾーンや拠点にいることが多い。英語で議事録を作成・共有することで、参加できなかったメンバーや後から確認したい人も同じ情報にアクセスできる。
テンプレートをダウンロード（Word）
以下のWordファイルをダウンロードして、プロジェクトに合わせてカスタマイズして使ってほしい。表の列・行はそのまま追加・削除できる。
📥 日本語テンプレートをダウンロード（Word）
📥 Download English Template (Word)
日本語版テンプレート（コピペOK）
会議情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会議名 | （例：週次ステータスミーティング） |
| 日時 | （例：2026年1月15日（木）10:00〜11:00 JST） |
| 場所 / ツール | （例：Zoom / 〇〇会議室） |
| ファシリテーター | （例：田中（PM）） |
| 議事録作成者 | （例：佐藤） |
| 次回会議 | （例：2026年1月22日（木）10:00〜 JST） |
出席者
| 氏名 | 役割 | 参加形式 |
|---|---|---|
| 田中 | PM | オンライン |
| 佐藤 | 開発リード | オンライン |
| 鈴木 | QAリード | オンサイト |
| Smith | クライアント担当 | オンライン |
| 欠席 | 山田（事前連絡あり） | — |
議題と議論の要点
| No. | 議題 | 議論の要点 |
|---|---|---|
| 1 | 先週の進捗確認 | スプリント5の完了率は85%。REQ-012の実装が予定より2日遅れている。原因はAPIの仕様変更への対応。 |
| 2 | リリース日の確認 | 現状のペースではリリース日（2月15日）に間に合わない可能性がある。田中がリカバリープランを検討する。 |
| 3 | ステークホルダーへの報告 | 月次ステアリングコミッティは1月28日。田中がサマリーを準備する。 |
決定事項
| No. | 決定事項 | 決定者 |
|---|---|---|
| 1 | REQ-012の実装をスプリント6に延期し、スプリント5はREQ-010〜011に集中する | 田中 |
| 2 | リリース日を2月15日から2月22日に延期する。クライアントへの説明は田中が行う | 田中 + Smith |
アクションアイテム
| No. | アクション | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | REQ-012の延期をJiraのスプリント計画に反映する | 佐藤 | 2026年1月16日 |
| 2 | クライアントにリリース延期を連絡するメールを送付する | 田中 | 2026年1月16日 |
| 3 | 月次ステアリングコミッティ用サマリーを作成する | 田中 | 2026年1月25日 |
| 4 | 山田に本日の議事録を共有する | 佐藤 | 2026年1月15日 |
英語版テンプレート（コピペOK）
Meeting Information
| Item | Details |
|---|---|
| Meeting Name | (e.g., Weekly Status Meeting) |
| Date & Time | (e.g., Thursday, January 15, 2026, 10:00–11:00 AM JST) |
| Location / Tool | (e.g., Zoom / [Conference Room]) |
| Facilitator | (e.g., Tanaka, PM) |
| Minutes Taker | (e.g., Sato) |
| Next Meeting | (e.g., Thursday, January 22, 2026, 10:00 AM JST) |
Attendees
| Name | Role | Attendance |
|---|---|---|
| Tanaka | PM | Online |
| Sato | Dev Lead | Online |
| Suzuki | QA Lead | On-site |
| Smith | Client Rep | Online |
| Absent | Yamada (notified in advance) | — |
Agenda and Discussion Summary
| No. | Topic | Discussion Summary |
|---|---|---|
| 1 | Last week’s progress | Sprint 5 completion rate is 85%. REQ-012 implementation is 2 days behind due to an API spec change. |
| 2 | Release date check | At the current pace, the Feb 15 release date may be at risk. Tanaka will prepare a recovery plan. |
| 3 | Stakeholder update | Monthly steering committee is Jan 28. Tanaka will prepare the summary. |
Decisions Made
| No. | Decision | Decision Maker |
|---|---|---|
| 1 | Defer REQ-012 to Sprint 6; Sprint 5 will focus on REQ-010 and REQ-011 | Tanaka |
| 2 | Extend release date from Feb 15 to Feb 22; Tanaka will communicate to client | Tanaka + Smith |
Action Items
| No. | Action | Owner | Due Date |
|---|---|---|---|
| 1 | Update Jira sprint plan to reflect REQ-012 deferral | Sato | January 16, 2026 |
| 2 | Send email to client regarding the release date extension | Tanaka | January 16, 2026 |
| 3 | Prepare summary for monthly steering committee | Tanaka | January 25, 2026 |
| 4 | Share today’s minutes with Yamada | Sato | January 15, 2026 |
各セクションの書き方と例文
テンプレートを埋めるときに悩みやすいポイントを解説する。
アクションアイテムの書き方のポイント
アクションアイテムは「誰が・何を・いつまでに」の3点セットで書くことが鉄則だ。「田中が確認する」では期限がなく、次の会議で「まだ確認中です」が繰り返される。「田中が1月16日までにクライアントにメールを送付する」のように具体的に書くことで、アクションが確実に実行される。
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 〇〇が〇〇日までに対応します | [Name] will [action] by 2026/08/16. |
| 次回会議までに完了します | This will be completed before the next meeting. |
| オーナーは〇〇です | The owner of this action is [Name]. |
| ステータスを次回会議で確認します | We will check the status at the next meeting. |
| 完了次第、Slackで報告します | Please report in Slack once this is done. |
コミュニケーション管理との連携
議事録の配布先・配布タイミング・保管場所はコミュニケーション管理計画書であらかじめ定めておくことが重要だ。英語コミュニケーション管理計画書の書き方と合わせて整備することで、「誰に・いつ・どこで共有するか」の運用ルールが明確になる。
会議議事録でよく使う英語表現
実務でよく使う英語表現を場面別にまとめた。
会議中のファシリテーションフレーズ
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 次の議題に移ります | Let’s move on to the next agenda item. |
| 決定事項を確認します | Let me confirm the decision. |
| アクションアイテムをまとめます | Let me summarize the action items. |
| 〇〇さん、補足はありますか？ | [Name], do you have anything to add? |
| 本日はここまでにします | That’s all for today. |
議事録送付・フォローアップフレーズ
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 議事録をお送りします | Please find the meeting minutes attached. |
| ご確認のうえ、修正があればお知らせください | Please review and let me know if there are any corrections. |
| アクションアイテムを添付しています | Action items are included in the attached minutes. |
| 期日の〇〇日までにご対応ください | Please complete this by 2026/08/16. |
| 次回は〇〇日の予定です | The next meeting is scheduled for 2026/08/16. |
ステータスレポートで報告する決定事項やアクションアイテムは英語プロジェクトステータスレポートの書き方のテンプレートと組み合わせて管理することで、会議の決定が次週の計画に正しく反映される。
エスカレーション後の対応決定や合意事項は議事録に記録することで、「誰がいつ何を決めたか」の証跡が残る。英語エスカレーションメールの書き方のテンプレートと組み合わせることで、問題報告から対応決定までの流れが体系的に管理できる。
まとめ：英語会議議事録は5つのセクションで完成する
英語会議議事録に必要な構成要素を整理した。
- 会議情報は日時・場所・ファシリテーター・議事録作成者を記録し、「いつ・誰が集まって決めたか」の証跡として機能させる
- 出席者は氏名・役割・参加形式を記録し、欠席者も明記することで議事録を後から確認する人が全体像を把握できる
- 議題と議論の要点は発言の全記録ではなく「何が議論され・何が課題になったか」の要点だけを簡潔にまとめる
- 決定事項は議論と分けて別セクションに記録し、「この会議で何が決まったか」を一目で確認できる状態にする
- アクションアイテムは「誰が・何を・いつまでに」の3点セットで書き、次の会議で進捗を確認できる形にする
テンプレートをコピーして、まず「アクションアイテム」の書き方を統一してほしい。担当者・期限・完了基準を明記する習慣をチームに定着させることで、会議後のフォローアップが確実になり、「あの件どうなった？」という確認コストが大幅に減る。
プロジェクト全体の意思決定記録は英語レッスンズラーンドレポートの書き方にまとめることで、議事録を振り返りの材料として活用できる。
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