「英語で進捗報告書を書くように言われたけど、日本語と何が違うの？」グローバルプロジェクトでステータスレポートを任されたエンジニアが最初に悩むのが、この形式の違いだ。
この記事では、ITプロジェクトで実際に使える進捗報告書の日英テンプレートをそのまま提供する。英語特有のRAGステータスやエグゼクティブサマリーの書き方も、すぐ使える表現とあわせて解説する。
この記事を読めば、英語進捗報告書の構成と書き方が身につき、コピーして即日使えるテンプレートが手に入る。
結論から言う。英語進捗報告書は8つのセクションで構成される。なかでも「RAGステータス」と「エグゼクティブサマリー」の2つが、日本語の進捗報告書と最も大きく異なるポイントだ。
英語進捗報告書が日本語と異なる3つのポイント
英語スタイルの進捗報告書は、日本語のそれとは重点の置き方が異なる。違いを知らないまま書くと、意思決定者が必要な情報を読み取れず、判断が遅れる。
① RAGステータスで全体状況を一目で伝える
Red・Amber（Yellow）・Greenの3色でステータスを表す手法だ。スケジュール・品質・コスト・リスクをそれぞれ色で示す。報告書を開いた瞬間に全体状況が把握できる。
② エグゼクティブサマリーを冒頭に置く
経営層や多忙なステークホルダーは報告書を全部読まない。3〜5文で全体状況・主要課題・依頼事項をまとめた「エグゼクティブサマリー」を冒頭に置くことで、忙しい読み手に確実に情報が届く。
③ 数字と日付で定量的に書く
「進捗中」ではなく「進捗70%、完了予定6月15日」のように具体的に書く。英語スタイルでは曖昧な表現を避け、進捗率・予算差異・遅延週数などを数字で示す習慣がある。
進捗報告書の8つの必須セクション（日英対訳）
英語進捗報告書を構成する8つのセクションを日英対訳で解説する。
① ヘッダー情報（Header）
プロジェクト名・報告期間・報告者・報告日を記載する。シンプルだが、報告書の管理と検索性に直結する重要な情報だ。
| 日本語 | English |
| プロジェクト名 | Project |
| 報告期間 | Reporting Period |
| 報告者 | Prepared by |
| 報告日 | Report Date |
② 全体ステータス（Overall Status）
RAGステータスで4つの観点（スケジュール・品質・コスト・リスク）を色で表示する。読み手が数秒で全体状況を把握できるため、英語報告書では必須のセクションだ。
| 🟢 Green | On Track（予定通り） |
| 🟡 Amber | At Risk（要注意・リスクあり） |
| 🔴 Red | Off Track（遅延・問題発生） |
③ エグゼクティブサマリー（Executive Summary）
報告書全体の要約を3〜5文で書くセクションだ。全体状況・主要課題・依頼事項の3点を含める。このセクションだけ読めば意思決定できる内容にするのが理想だ。
④ 今週の進捗（Progress This Week）
完了したタスク・進行中のタスク・来週の予定の3つに分けて記載する。進行中のタスクには進捗率と完了予定日を必ず添える。
⑤ マイルストーン状況（Milestone Status）
計画日・見込み日・RAGステータスを表形式で記載する。遅延がある場合は何週間の遅延かを明示する。
⑥ 課題・リスク（Issues & Risks）
課題（すでに発生している問題）とリスク（将来発生しうる問題）を分けて記載する。影響度・対応策・担当者・期限を表形式でまとめる。
⑦ 予算状況（Budget Status）
計画・実績・差異を表形式で記載する。差異がある場合はその理由も添えると読み手の疑問が解消される。
⑧ 次のステップ・決定依頼（Next Steps & Decisions Required）
ステークホルダーに判断・承認を求める事項と、次回報告日を記載する。このセクションが明確だと、報告書を受け取った側が次のアクションをすぐ取れる。
日本語版テンプレート（コピペOK）
以下をコピーして、プロジェクトの進捗報告書としてそのまま使える。
# 進捗報告書
**プロジェクト名：** 〇〇プロジェクト
**報告期間：** 2026年〇月〇日（〇）〜 〇月〇日（〇）
**報告者：** 〇〇（プロジェクトマネージャー）
**報告日：** 2026年〇月〇日
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## 全体ステータス
| 項目 | ステータス | コメント |
|------|-----------|---------|
| スケジュール | 🟢 正常 / 🟡 要注意 / 🔴 遅延 | 〇〇 |
| 品質 | 🟢 正常 / 🟡 要注意 / 🔴 問題あり | 〇〇 |
| コスト | 🟢 正常 / 🟡 要注意 / 🔴 超過 | 〇〇 |
| リスク | 🟢 低 / 🟡 中 / 🔴 高 | 〇〇 |
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## エグゼクティブサマリー
〇〇プロジェクトは現在〜の状態にある。スケジュールは〜。主な課題は〜であり、〜の対応を進めている。
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## 今週の進捗
### 完了したタスク
- 〇〇の実装完了（担当：〇〇）
- 〇〇テストの実施・完了（合格率：〇〇%）
### 進行中のタスク
- 〇〇の開発（進捗：〇〇%、完了予定：〇月〇日）
### 来週の予定
- 〇〇のリリース
- 〇〇のテスト開始
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## マイルストーン状況
| マイルストーン | 計画日 | 見込み日 | 状態 |
|--------------|-------|---------|------|
| 〇〇フェーズ完了 | 〇月〇日 | 〇月〇日 | 🟢 予定通り |
| 〇〇リリース | 〇月〇日 | 〇月〇日 | 🟡 1週間遅延 |
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## 課題・リスク
| No. | 種別 | 内容 | 影響度 | 対応策 | 担当 | 期限 |
|-----|------|------|-------|-------|------|------|
| 1 | 課題 | 〇〇 | 高 | 〇〇 | 〇〇 | 〇月〇日 |
| 2 | リスク | 〇〇 | 中 | 〇〇 | 〇〇 | 〇月〇日 |
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## 予算状況
| 項目 | 計画 | 実績 | 差異 |
|------|------|------|------|
| 総予算 | 〇〇万円 | 〇〇万円 | +〇〇万円 |
| 人件費 | 〇〇万円 | 〇〇万円 | -〇〇万円 |
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## 次のステップ・決定依頼事項
- **決定依頼：** 〇〇について〇月〇日までに判断をお願いしたい
- **次回報告：** 〇月〇日（〇）
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作成者：〇〇 ｜ 作成日：〇月〇日英語版テンプレート（コピペOK）
英語進捗報告書はそのままグローバルチームやステークホルダーに共有できる。
# Project Status Report
**Project:** [Project Name]
**Reporting Period:** [Start Date] – [End Date]
**Prepared by:** [Name] ([Role])
**Report Date:** [Date]
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## Overall Status
| Area | Status | Comment |
|------|--------|---------|
| Schedule | 🟢 On Track / 🟡 At Risk / 🔴 Off Track | [Comment] |
| Quality | 🟢 On Track / 🟡 At Risk / 🔴 Off Track | [Comment] |
| Budget | 🟢 On Track / 🟡 At Risk / 🔴 Off Track | [Comment] |
| Risk | 🟢 Low / 🟡 Medium / 🔴 High | [Comment] |
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## Executive Summary
[Project Name] is currently [status]. The schedule is [on track / at risk / delayed by X weeks]. The main issue is [description], and the team is addressing it by [action]. [Decision needed / No decisions required at this time.]
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## Progress This Week
### Completed
- [Task] (Owner: [Name])
- [Task] — pass rate: [X]%
### In Progress
- [Task] — [X]% complete, expected completion: [Date] (Owner: [Name])
### Planned for Next Week
- [Task/milestone]
- [Task/milestone]
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## Milestone Status
| Milestone | Planned Date | Forecast Date | Status |
|-----------|-------------|---------------|--------|
| [Milestone] | [Date] | [Date] | 🟢 On Track |
| [Milestone] | [Date] | [Date] | 🟡 1 week delay |
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## Issues & Risks
| No. | Type | Description | Impact | Mitigation | Owner | Due Date |
|-----|------|-------------|--------|------------|-------|----------|
| 1 | Issue | [Description] | High | [Action] | [Name] | [Date] |
| 2 | Risk | [Description] | Medium | [Action] | [Name] | [Date] |
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## Budget Status
| Category | Budget | Actual | Variance |
|----------|--------|--------|----------|
| Total | $[X] | $[X] | +$[X] |
| Labor | $[X] | $[X] | -$[X] |
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## Next Steps & Decisions Required
- **Decision needed:** Please decide on [topic] by 2026/05/09
- **Next report:** [Date]
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Prepared by: [Name] | Date: [Date]進捗報告書で使える英語表現15選
ステータスレポートを書くときに頻出する表現を場面別にまとめた。
全体ステータスを伝えるとき
① The project is on track.（プロジェクトは予定通り進んでいる）
② The schedule is at risk due to ～（〜によりスケジュールにリスクが生じている）
③ We are currently [X] weeks behind schedule.（現在〇週間の遅延が発生している）
④ No major issues to report this week.（今週は特に大きな問題はない）
⑤ The overall status has improved from Amber to Green.（全体ステータスが要注意から正常に改善した）
進捗・完了を伝えるとき
⑥ [Task] has been completed as planned.（〇〇は予定通り完了した）
⑦ [Task] is [X]% complete and on track for 2026/05/09.（〇〇は〇%完了、〇日完了見込み）
⑧ We have successfully delivered ～（〜を無事納品・完了した）
⑨ Testing is in progress with a pass rate of [X]%.（テスト実施中、合格率〇%）
⑩ [Milestone] has been achieved ahead of schedule.（〇〇を予定より早く達成した）
課題・依頼事項を伝えるとき
⑪ We are requesting a decision on ～ by 2026/05/09.（〜について〇日までにご判断をお願いしたい）
⑫ This issue is blocking progress on ～（この課題が〜の進捗を止めている）
⑬ The mitigation plan is in place and being executed.（対応策を策定・実行中だ）
⑭ We need additional resources to meet the deadline.（期限に間に合わせるには追加リソースが必要だ）
⑮ This risk has been escalated to [Name/Team].（このリスクは〇〇にエスカレーションした）
ステークホルダーへの口頭報告で使えるフレーズは、【例文あり】エンジニアの英語ステークホルダー報告術｜進捗報告・リスク説明フレーズ30選も参考にしてほしい。
進捗報告書を書くときの3つのコツ
① 悪いニュースほど早く・明確に書く
遅延や問題は隠さず、最初のセクションで明示する。英語圏のプロジェクト文化では「早期の透明な報告」が信頼につながる。問題を隠すと後で大きな信頼失墜を招く。
② RAGステータスは慎重につけすぎない
「大丈夫に見せたい」という心理からすべてGreenにしてしまうと、報告書の信頼性が失われる。AmberやRedを適切に使うことで、読み手は報告書を信頼するようになる。
③ 決定依頼は期限つきで書く
「〇〇についてご確認ください」ではなく「Please decide on [X] by 2026/05/09」のように、期限を明示する。期限がないと判断が先送りになり、プロジェクトが止まる。
会議後に作成する議事録のテンプレートは、【テンプレあり】英語議事録の書き方｜ITプロジェクトで使える日英フォーマット付きも合わせて参考にしてほしい。
まとめ：RAGステータスとサマリーを押さえれば英語進捗報告書は書ける
英語進捗報告書の構成と書き方をまとめる。
- 8つの必須セクション：ヘッダー・全体ステータス・エグゼクティブサマリー・進捗・マイルストーン・課題リスク・予算・次のステップ
- 英語スタイルの3つの特徴：RAGステータス・エグゼクティブサマリー・数字での定量的な表現
- 15の英語表現：ステータス報告・進捗共有・課題エスカレーションの場面ごとに使い分ける
- 3つのコツ：悪いニュースを早く伝える・RAGを正直につける・決定依頼は期限つきで書く
テンプレートは上記をコピーしてすぐ使える。週次・月次どちらの報告にも対応できるよう、不要なセクションを削除してカスタマイズしてほしい。
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