英語でミーティングアジェンダを作るよう言われたとき、何をどの順番で書けばよいか迷った経験はないだろうか。
ミーティングアジェンダ（Meeting Agenda）は会議の目的・議題・時間配分・参加者を事前に共有し、会議を効率よく進めるための準備文書だ。基本情報・議題リスト・事前準備・次のステップの4つを押さえれば、英語でも問題なく作れる。
この記事では、英語ミーティングアジェンダに必要な4つの構成要素と、そのまま使える日英テンプレートを紹介する。コピペして使えばすぐに次の会議の準備に活用できる。
ミーティングアジェンダに必要な4つの構成要素
ミーティングアジェンダは「この会議で何を決めるか」を全員が事前に把握するための文書だ。アジェンダを送ることで、参加者が準備を整え、会議時間内に意思決定まで完了できる確率が上がる。以下の4つが実務で使いやすい構成要素になる。
- 基本情報（Meeting Details）
- 議題リスト（Agenda Items）
- 事前準備依頼（Pre-Reading / Preparation）
- 次のステップ（Next Steps）
ミーティングアジェンダと議事録の違い
ミーティングアジェンダは会議の前に送る準備文書だ。議事録は会議の後に送る記録文書だ。アジェンダで議題と時間配分を決め、議事録で決定事項とアクションアイテムを記録する。2つをセットで使うことで、会議の質が大きく上がる。
議事録の書き方は英語議事録の書き方でも確認してほしい。
なぜ英語で書くのか
グローバルチームでは、時差のある参加者に事前にアジェンダを共有することで、準備時間を確保できる。英語でアジェンダを作ることで、異なる言語背景のメンバーが同じ認識を持った状態で会議に臨める。
テンプレートをダウンロード（Word）
以下のWordファイルをダウンロードして、プロジェクトに合わせてカスタマイズして使ってほしい。表の列・行はそのまま追加・削除できる。
📥 日本語テンプレートをダウンロード（Word）
📥 Download English Template (Word)
日本語版テンプレート（コピペOK）
基本情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会議名 | （例：週次スプリントプランニング） |
| 日時 | （例：2026年10月6日（火）10:00〜11:00 JST） |
| 場所 / URL | （例：Zoom：https://zoom.us/j/xxxxxxxx） |
| ファシリテーター | （例：田中） |
| 参加者 | （例：田中・佐藤・鈴木・山田） |
| 目的 | （例：Sprint 46の計画を確定し、全員がゴールとタスクを理解した状態で開始する） |
議題リスト
| No. | 議題 | 担当 | 時間 | 種別 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | オープニング・前回アクションの確認 | 田中 | 5分 | 情報共有 |
| 2 | Sprint 45の振り返り（レビュー結果サマリー） | 佐藤 | 10分 | 情報共有 |
| 3 | Sprint 46のゴール設定 | 田中 | 10分 | 意思決定 |
| 4 | バックログ確認・ストーリーポイント見積もり | 鈴木 | 25分 | 議論 |
| 5 | キャパシティ確認・タスクアサイン | 山田 | 5分 | 意思決定 |
| 6 | Q&A・クローズ | 田中 | 5分 | — |
種別の定義
| 種別 | 説明 |
|---|---|
| 情報共有 | 参加者への連絡・報告。意思決定不要 |
| 議論 | 意見交換・検討。結論は次回以降でも可 |
| 意思決定 | この会議で結論を出す必要がある |
事前準備依頼
| 依頼事項 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| Sprint 45のバックログを確認し、未完了ストーリーをリストアップしておく | 全員 | 会議前日 |
| Sprint 46に持ち込むストーリーの概算見積もりを準備する | 佐藤・鈴木 | 会議当日朝 |
| 不在・リソース制約がある場合は事前にSlackで共有する | 全員 | 会議前日 |
次のステップ
| アクション | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| Sprint 46のゴールをJiraのスプリント説明欄に記入する | 田中 | 会議後24時間以内 |
| 議事録をSlackの #dev チャンネルに共有する | 田中 | 会議後24時間以内 |
英語版テンプレート（コピペOK）
Meeting Details
| Item | Details |
|---|---|
| Meeting Name | (e.g., Weekly Sprint Planning) |
| Date & Time | (e.g., Tuesday, October 6, 2026, 10:00–11:00 JST) |
| Location / URL | (e.g., Zoom: https://zoom.us/j/xxxxxxxx) |
| Facilitator | (e.g., Tanaka) |
| Attendees | (e.g., Tanaka, Sato, Suzuki, Yamada) |
| Objective | (e.g., Confirm the Sprint 46 plan so everyone starts with a shared understanding of the goal and tasks.) |
Agenda Items
| No. | Topic | Owner | Time | Type |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Opening & review of previous action items | Tanaka | 5 min | Info |
| 2 | Sprint 45 retrospective summary | Sato | 10 min | Info |
| 3 | Sprint 46 goal setting | Tanaka | 10 min | Decision |
| 4 | Backlog review & story point estimation | Suzuki | 25 min | Discussion |
| 5 | Capacity check & task assignment | Yamada | 5 min | Decision |
| 6 | Q&A & wrap-up | Tanaka | 5 min | — |
Item Type Definitions
| Type | Description |
|---|---|
| Info | Updates or announcements. No decision needed. |
| Discussion | Exchange of opinions. Conclusion may be deferred. |
| Decision | A conclusion must be reached in this meeting. |
Pre-Reading / Preparation
| Task | Owner | Due |
|---|---|---|
| Review Sprint 45 backlog and list any incomplete stories | All | Day before |
| Prepare rough estimates for Sprint 46 candidate stories | Sato, Suzuki | Morning of meeting |
| Share any availability constraints or absences on Slack in advance | All | Day before |
Next Steps
| Action | Owner | Due |
|---|---|---|
| Add the Sprint 46 goal to the sprint description in Jira | Tanaka | Within 24h after meeting |
| Share meeting notes in the #dev Slack channel | Tanaka | Within 24h after meeting |
各セクションの書き方と例文
テンプレートを埋めるときに悩みやすいポイントを解説する。
議題の種別を明示する理由
議題に「情報共有」「議論」「意思決定」の種別を付けることで、参加者が準備の優先度を判断できる。意思決定の議題が含まれている場合、参加者は根拠や代替案を事前に整理してくる。種別がないと「この会議で何かを決めるの？」という認識のズレが生まれやすい。
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 情報共有 | For your information / Info |
| 議論 | For discussion |
| 意思決定 | For decision |
| 承認 | For approval |
| レビュー | For review |
目的（Objective）の書き方
目的は「この会議が終わった状態」を書く。「〇〇について話し合う」ではなく「〇〇を決定し、全員が次のアクションを理解した状態にする」のように、完了状態で書くのがポイントだ。英語では “so that…” を使うと完了状態を明示しやすい。
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 〇〇を決定する | Decide on [X] |
| 全員が理解した状態にする | Ensure everyone has a shared understanding of [X] |
| 〇〇の承認を得る | Obtain approval for [X] |
| 〇〇の方向性を合意する | Align on the direction for [X] |
| 次のアクションを明確にする | Clarify next steps |
スプリントプランニングとの連携は英語スプリント計画書の書き方でも確認してほしい。
ミーティングアジェンダでよく使う英語表現
実務でよく使う英語表現を場面別にまとめた。
アジェンダ送付フレーズ
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| アジェンダを共有します | Please find the agenda for [meeting name] below. |
| 事前に確認をお願いします | Please review the materials before the meeting. |
| ご参加をよろしくお願いします | We look forward to your participation. |
| 追加したい議題があれば連絡ください | Please let me know if you’d like to add any items. |
| 欠席の場合は事前にご連絡ください | If you can’t attend, please let me know in advance. |
会議進行フレーズ
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 次の議題に移ります | Let’s move on to the next item. |
| 時間の関係で〇〇は次回に持ち越します | Due to time constraints, let’s defer [topic] to the next meeting. |
| この議題の目的は〇〇を決めることです | The purpose of this item is to decide on [X]. |
| 5分でまとめてください | Could you keep this to 5 minutes? |
| 今日の決定事項をまとめます | Let me summarize today’s decisions. |
まとめ：英語ミーティングアジェンダは4つのセクションで完成する
英語ミーティングアジェンダに必要な構成要素を整理した。
- 基本情報には会議名・日時・ファシリテーター・参加者に加えて「目的」を必ず書き、会議が終わった状態を完了形で表現する
- 議題リストは担当・時間・種別（情報共有/議論/意思決定）をセットで記載し、参加者が準備の優先度を判断できるようにする
- 事前準備依頼は担当者と期限を明記し、誰が何を準備すれば会議がスムーズに進むかを具体的に示す
- 次のステップは会議後のアクションを先回りして書いておくことで、会議終了後すぐに動ける状態を作る
テンプレートをコピーして、まず「目的」から書き始めてほしい。「この会議が終わったとき、何が決まっていれば成功か」を最初に決めることで、議題の選び方と時間配分が自然と決まる。
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