【テンプレあり】英語RFP（提案依頼書）の書き方｜ITプロジェクトで使える日英フォーマット付き

ベンダー選定のためにRFPを英語で作成するよう依頼され、何をどう書けばいいか迷うエンジニアは多い。グローバルな調達プロセスでは、プロジェクト背景・要件・評価基準・提出要件を英語でまとめたRFPが、適切なベンダーを選定するための出発点となる。

この記事では、ITプロジェクトで実際に使える英語RFPの書き方を解説する。フレーズ20選・日英Wordテンプレートもセットで用意した。コピペしてすぐに使える。

RFPを英語で整備すると、ベンダー各社から比較可能な提案書が集まり、選定判断の根拠が明確になる。さっそく構成と書き方を確認しよう。

英語RFP（提案依頼書）とは
1. RFPが必要な理由
2. RFI・RFQとの違い
RFPの6つの必須セクション
英語RFPで使えるフレーズ20選
テンプレートをダウンロード（Word）
1. 空白テンプレート
2. 記入例サンプル
日本語版テンプレート（コピペOK）
英語版テンプレート（コピペOK）
英語RFPを書く3つのポイント
まとめ：英語RFPでベンダー選定の透明性と比較精度を高める

英語RFP（提案依頼書）とは

RFP（Request for Proposal）とは、発注者がベンダーに対して「このプロジェクトをどのように実現できるか」を提案するよう求める文書だ。技術的アプローチ・費用・実績・体制を盛り込んだ提案書をベンダーに提出させることで、最適なパートナーを選定する。

RFPが必要な理由

RFPがないと、ベンダーごとに提案の形式や内容がバラバラになり、比較評価が難しくなる。統一されたRFPを発行することで「同じ要件に対してどれだけのコスト・品質・体制で応えられるか」を横並びで評価できる。特にグローバルな調達では、英語のRFPが評価の公平性を担保する。

RFI・RFQとの違い

調達プロセスでよく混同される3つの文書の違いを整理しておこう。

RFI（Request for Information）は市場調査フェーズで使う情報収集文書だ。「どのようなソリューションが存在するか」を調べる目的で発行する。RFQ（Request for Quotation）は価格・納期を比較するための見積依頼書で、要件が固まった段階で使う。RFPはその中間に位置し、技術提案と価格を同時に求める文書として機能する。

RFPの6つの必須セクション

英語RFPは6つのセクションで構成するのが基本だ。

1. RFP概要（RFP Overview）

発行者・RFPの目的・提出期限・選定スケジュール・問合せ先を記載するセクションだ。ベンダーが「いつまでに・何を提出すべきか」を最初に把握できるよう、明確に記載する。

2. プロジェクト背景・課題（Project Background & Challenges）

現状の課題・プロジェクトの目的・期待する成果を記載するセクションだ。背景を正確に伝えることで、ベンダーが課題に即した提案を作成できる。

3. 調達範囲・要件（Scope of Work & Requirements）

機能要件・非機能要件・対象システム・除外範囲を記載するセクションだ。「何を調達するか・しないか」を明確にすることで、提案の精度が上がる。

4. 提案書の提出要件（Proposal Submission Requirements）

提案書の構成・ページ数・提出形式・提出先・期限を記載するセクションだ。統一された形式で提案書を受け取ることで、評価作業が効率化される。

5. 評価基準（Evaluation Criteria）

技術力・価格・実績・体制など、評価項目と配点を記載するセクションだ。評価基準を事前に開示することで、ベンダーは評価軸を理解したうえで提案書を作成できる。

6. 契約条件（Commercial Terms）

契約形態・支払条件・秘密保持・知的財産権など、商務上の基本条件を記載するセクションだ。商務条件を先に提示することで、後からの条件交渉コストを減らせる。

英語RFPで使えるフレーズ20選

3つのカテゴリに分けてフレーズを紹介する。

背景・課題フレーズ

日本語	英語フレーズ
本RFPの目的は〇〇の調達です	The purpose of this RFP is to solicit proposals for [system/service]
当社は現在〇〇という課題を抱えています	Our organization is currently facing challenges with [description]
本プロジェクトの目標は〇〇です	The objective of this project is to [achieve/implement/replace] [description]
現行システムは〇〇という制約があります	The current system has limitations in [area], resulting in [impact]
本調達により〇〇の実現を期待します	Through this procurement, we expect to achieve [outcome]
実施期間は〇月〇日から〇月〇日を予定しています	The project is expected to run from [start date] to [end date]

要件・提案依頼フレーズ

日本語	英語フレーズ
以下の機能要件を満たす提案を求めます	Vendors are required to address the following functional requirements
提案書は〇月〇日までに提出してください	Proposals must be submitted no later than 2026/05/24
提案書には〇〇を含めてください	Your proposal must include [section/document/information]
概算費用は〇〇形式で提示してください	Please provide a cost estimate in the format of [lump sum / T&M / subscription]
類似プロジェクトの実績を3件記載してください	Please list at least three (3) references for similar projects completed within the past [X] years
提案内容に関する質問は〇月〇日までに書面で提出してください	Questions regarding this RFP must be submitted in writing by 2026/05/24

評価・選定フレーズ

日本語	英語フレーズ
評価は技術力・価格・実績の3軸で行います	Proposals will be evaluated on three criteria: technical capability, cost, and relevant experience
選定結果は〇月〇日までに通知します	All vendors will be notified of the selection outcome by 2026/05/24
当社は最低価格提案を採用する義務を負いません	The issuing organization is not obligated to select the lowest-cost proposal
本RFPへの参加費用はすべてベンダー負担とします	All costs incurred in preparing and submitting a proposal are the sole responsibility of the vendor
提案書提出後、プレゼンテーションを依頼する場合があります	Shortlisted vendors may be invited to present their proposals in person or via video conference
詳細は〇〇にお問い合わせください	For further inquiries, please contact [name] at [email]

ベンダー評価・選定のフレーズは、【例文あり】エンジニアの英語ベンダー評価・RFP術｜選定・比較・採用判断フレーズ30選も参考にしてほしい。

テンプレートをダウンロード（Word）

以下のWordファイルをダウンロードして、プロジェクトに合わせてカスタマイズして使ってほしい。表の列・行はそのまま追加・削除できる。

空白テンプレート

📥 日本語テンプレートをダウンロード（Word）
📥 Download English Template (Word)

記入例サンプル

📥 日本語サンプルをダウンロード（Word）
📥 Download English Sample (Word)

日本語版テンプレート（コピペOK）

以下のテンプレートを参考にして、プロジェクトに合わせて使ってほしい。

RFP概要

項目	内容
発行者
RFPタイトル
発行日
提案書提出期限
選定結果通知予定日
問合せ先

プロジェクト背景・課題

現状と課題：〇〇
プロジェクト目標：〇〇
期待する成果：〇〇

調達範囲・要件

区分	要件	必須/推奨
機能要件		必須
非機能要件		必須
除外範囲		－

提案書の提出要件

項目	内容
提出形式	PDFまたはWord
最大ページ数	〇ページ
提出先
提出期限
質問受付期限

評価基準

評価項目	配点
技術力・提案内容	〇%
費用	〇%
類似プロジェクト実績	〇%
実施体制・サポート	〇%
合計	100%

契約条件

契約形態：〇〇（一括請負 / 準委任 / SaaS）
支払条件：〇〇
秘密保持：本RFP提出をもってNDAに同意とみなす
知的財産権：〇〇

英語版テンプレート（コピペOK）

RFP Overview

Item	Details
Issuing Organization
RFP Title
Issue Date
Proposal Submission Deadline
Expected Selection Notification
Point of Contact

Project Background & Challenges

Current Situation & Challenges: [Description]
Project Objectives: [Description]
Expected Outcomes: [Description]

Scope of Work & Requirements

Category	Requirement	Priority
Functional Requirements		Mandatory
Non-Functional Requirements		Mandatory
Out of Scope		N/A

Proposal Submission Requirements

Item	Details
Format	PDF or Word
Maximum Page Length	[X] pages
Submission Address
Submission Deadline
Q&A Deadline

Evaluation Criteria

Criterion	Weight
Technical Capability & Proposal Quality	[X]%
Cost	[X]%
Relevant Experience & References	[X]%
Project Team & Support	[X]%
Total	100%

Commercial Terms

Contract Type: [Fixed-price / Time & Materials / SaaS subscription]
Payment Terms: [Description]
Confidentiality: Submission of a proposal constitutes agreement to the NDA terms
Intellectual Property: [Description]

英語RFPを書く3つのポイント

要件は「必須」と「推奨」を分けて書く

要件をすべて「必須（Mandatory）」にすると、要件の一部を満たせないベンダーが参加を辞退する。「Mandatory（必須）／Preferred（推奨）／Optional（任意）」の3段階で区分することで、より多くのベンダーから提案を集めつつ、優先度を明確にできる。「この文書だけで提案できるか」を基準に要件の粒度を見直す。